Zamknięcie roku w firmie to nie tylko remanent, bilanse i sprawozdania. Ważne jest porządkowanie akt oraz bezpieczne niszczenie dokumentów. Pozwala to nie tylko spełnić wymogi przepisów archiwizacyjnych, ale zacząć styczeń z czystym biurkiem i brakiem ryzyka kar w przypadku urzędowej kontroli. Podążaj za naszymi wskazówkami i przygotuj swoje firmowe dokumenty na 2026 rok.
Jak samodzielnie uporządkować dokumentację?
Na początku musisz wiedzieć, że porządkowanie dokumentacji firmowej powinno dotyczyć zarówno papierowych akt, jak i tych zapisanych w formie cyfrowej. Wszystkie dokumenty wymagają przeglądu i segregacji. Najpierw rozdziel je według tematyki (np. podatki i księgowość, umowy, dokumenty pracownicze, rachunki i faktury), a następnie odłóż te, które będziesz mógł wyrzucić lub zutylizować (m.in. reklamy, duplikaty umów, nieaktualne wydruki firmowe).
Pamiętaj o tym, by każdą grupę dokumentów ułożyć chronologicznie, a więc od najstarszych do najnowszych. Możesz również ponumerować kartki i wpiąć je do koszulek, aby uniknąć utraty ważnych danych. Ponadto wykorzystaj teczki i segregatory. To one pozwalają na archiwizowanie dokumentów według zastosowania oraz okresu przechowywania wymaganego przez przepisy.
Oczywiście przygotuj miejsce do składowania firmowych dokumentów. Archiwum musi być zabezpieczone na wypadek pożaru i zalania. Zadbaj, by było dostępne tylko dla uprawnionych osób.
Skorzystaj z pomocy. Postaw na obsługę archiwum zakładowego
Jeśli nie wiesz, jak rozpocząć porządkowanie akt w firmie lub chcesz zaoszczędzić czas swoich pracowników, skorzystaj z oferty Rhenus Office Systems Poland: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/obsluga-archiwum-zakladowego/. Zespół ekspertów ułatwi Ci zamknięcie roku finansowego oraz przygotowanie do ewentualnych kontroli i audytów w 2026. To sposób na to, by szybko zyskać zorganizowaną przestrzenią biurową.
A może przeniesienie akt do archiwum zewnętrznego?
Porządkowanie akt i ich archiwizacja na własną rękę to żmudne zadanie, które naprawdę wymaga czasu, cierpliwości, a także zasobów. Nic dziwnego, że wiele firm stawia na współpracę ze specjalistami.
Przechowywanie dokumentów w archiwach zewnętrznych, a także ich digitalizacja i archiwizacja w uporządkowanym systemie to alternatywne rozwiązanie, z pewnością idealne dla Twojej firmy.
Z zewnętrznych archiwów chętnie korzystają duże i małe przedsiębiorstwa, a także instytucje publiczne. Korzyści jest sporo, od bezpieczeństwa danych i zapewnienia dokumentom zgodności z przepisami, po redukcję kosztów przechowywania. Warto zwrócić też uwagę na oszczędność czasu Twojego działu administracji i większy porządek organizacyjny w firmie.
Jak wygląda przeniesienie dokumentów do archiwum zewnętrznego?
Sam proces przeniesienia dokumentów do zewnętrznego archiwum nie jest trudny. Firma Rhenus Office Systems Poland dostarczy Ci pudła archiwizacyjne, a następnie odbierze je, nie zapominając o skrupulatnej ewidencji. Usługa uwzględnia archiwizację i udostępnianie dokumentów na żądanie. Liczyć możesz też na ich brakowanie i niszczenie w 3 klasie utajnienia wg normy ISO 21964.
Nie zapomnij o utylizacji dokumentów!
Porządkowanie dokumentów wiąże się z koniecznością utylizacji nośników danych, które nie są już nam potrzebne, lub które według przepisów osiągnęły koniec okresu przechowywania (np. faktury kosztowe po 5 latach). W takiej sytuacji pozostaje Ci przekazanie ich do certyfikowanego niszczenia.
Skorzystanie z oferty https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/ to gwarancja szybkiej i bezpiecznej utylizacji nie tylko w zgodzie z normami, ale i branżowymi standardami.
Firma Rhenus Office Systems Poland dysponuje mobilną niszczarką do dysków twardych i nośników optycznych, co pozwala, aby niszczenie danych odbyło się na terenie Twojej firmy. To idealnie rozwiązanie dla przedsiębiorstw, które walczą z czasem i chcą zamknąć procesy na początku 2026 roku.
