Przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy mogą skorzystać z rozwiązań zarezerwowanych dotychczas głównie dla większych firm. Jednym z takich narzędzi jest karta paliwowa, która może znacząco uprościć zarządzanie wydatkami na paliwo. Postanowiliśmy opisać ten temat.
Jednoosobowa działalność gospodarcza a dostęp do kart paliwowych
Prowadzenie jednoosobowej firmy nie stanowi przeszkody w uzyskaniu karty paliwowej. Większość dostawców kart flotowych dostosowała swoją ofertę do potrzeb małych przedsiębiorców, rozumiejąc, że nawet jeden samochód firmowy generuje regularne koszty paliwa. Najistotniejszym wymogiem jest oczywiście posiadanie numeru NIP oraz prowadzenie zarejestrowanej działalności gospodarczej.
Natomiast proces aplikacyjny dla jednoosobowych firm przebiega podobnie jak w przypadku większych przedsiębiorstw. Wymagane dokumenty to zazwyczaj zaświadczenie o wpisie do CEIDG, numer REGON oraz podstawowe dane kontaktowe. Niektórzy dostawcy mogą także dodatkowo prosić o oświadczenie dotyczące przewidywanego miesięcznego zużycia paliwa.
Korzyści płynące z używania karty paliwowej w małej firmie
Karty flotowe wprowadzają porządek w rozliczeniach, eliminując konieczność zbierania paragonów i ręcznego wprowadzania danych do systemu księgowego. Wszystkie transakcje są automatycznie rejestrowane i dostępne w formie zbiorczej faktury VAT na koniec okresu rozliczeniowego.
Oszczędność czasu to kolejna istotna zaleta w przypadku prowadzenia jednoosobowej firmy. Nie musisz już planować wizyt w bankomacie przed tankowaniem ani martwić się o gotówkę na paliwo.
System rabatowy zapewniany przez część dostawców kart pozwala dodatkowo obniżyć koszty prowadzenia działalności. Przy regularnym tankowaniu przekłada to się na wymierne oszczędności w skali roku.
Wybór odpowiedniej karty paliwowej dla jednego pojazdu
Rynek oferuje różnorodne rozwiązania dostosowane do potrzeb małych firm. Przy wyborze karty warto zwrócić uwagę na zasięg sieci stacji benzynowych akceptujących daną kartę, wysokość oferowanych rabatów oraz dodatkowe usługi. Niektórzy dostawcy proponują karty paliwowe, które są uniwersalne, honorowane na stacjach różnych sieci, podczas gdy inni koncentrują się na własnej infrastrukturze.
Koszty prowadzenia karty paliwowej dla jednoosobowej firmy są zazwyczaj symboliczne. Często spotyka się oferty bez opłat za wydanie i prowadzenie karty, gdzie jedynym kosztem jest ewentualna opłata za dodatkowe usługi, takie jak szczegółowe raporty czy aplikacja mobilna do zarządzania kartą.
Praktyczne aspekty korzystania z karty paliwowej
Codzienne użytkowanie karty paliwowej w jednoosobowej firmie nie różni się znacząco od korzystania z karty płatniczej. Karta jest przypisana do konkretnego pojazdu lub kierowcy, co ułatwia kontrolę wydatków. System zabezpieczeń, obejmujący kod PIN oraz limity transakcyjne, chroni przed nieautoryzowanym użyciem.
Warto pamiętać o regularnym monitorowaniu transakcji poprzez panel online oferowany przez dostawcę. Pozwala to na bieżąco śledzić wydatki oraz wykrywać ewentualne nieprawidłowości.
