Obowiązek posiadania kasy fiskalnej i prowadzenia na niej ewidencji sprzedaży dotyczy coraz większej grupy przedsiębiorców. Niektórzy podatnicy mogą jednak skorzystać ze zwolnienia z konieczności posiadania kasy fiskalnej.
Kasa fiskalna – kogo obowiązuje?
Posiadanie kasy fiskalnej stało się obowiązkiem dla wielu przedsiębiorców działających w najróżniejszych branżach. Wpływ na to ma przede wszystkim stopniowe rozszerzanie ilości transakcji, które muszą być rejestrowane z wykorzystaniem kas fiskalnych. Szczegółowe informacje na ten temat zawarte są w art. 111 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.
Ustęp pierwszy wyżej wymienionego artykułu stanowi, że podatnik dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych jest obowiązany do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Więcej praktycznych informacji na temat konieczności posiadania kasy fiskalnej można znaleźć w artykule: https://firmove.pl/aktualnosci/finanse/ksiegowosc/kasa-fiskalna-kto-musi-ja-miec.
Prowadzenie ewidencji sprzedaży nie jest czynnością skomplikowaną. Wystarczające jest wystawianie paragonów oraz faktur VAT z wykorzystaniem kasy fiskalnej. Nie ma potrzeby sporządzania żadnej dodatkowej dokumentacji. Posiadając jednak kasę fiskalną, warto także pomyśleć o zakupie terminala płatniczego, który umożliwi klientom dokonywanie płatności bezgotówkowych.
Kasa fiskalna, a zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży
Istnieje kilka szczególnych sytuacji, w których podatnik może zostać zwolniony z konieczności posiadania kasy fiskalnej. Szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć w
Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej dotyczą:
- wybranych kategorii towarów i usług, które zostały wyszczególnione w załączniku do wyżej wymienionego Rozporządzenia Ministra Finansów,
- sprzedaży, która powinna być ewidencjonowana – jeżeli obrót ze sprzedaży osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej lub rolnikom ryczałtowym nie przekroczył 20 tysięcy złotych w poprzednim roku podatkowym.
Co ważne, zwolnienia te nie dotyczą przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowania. W takiej sytuacji ewidencjonowanie jest obowiązkowe niezależnie od wielkości ich obrotu.
Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej
Inna sytuacja ma miejsce w przypadku ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. Podczas dokonywania transakcji na zasadzie sprzedaży bezrachunkowej, nie zachodzi konieczność dokumentowania ich za pomocą tradycyjnego paragonu czy też faktury – chyba że nabywca o to poprosi. W takiej sytuacji jednak transakcja traci charakter transakcji bezrachunkowej.
Sprzedaż bezrachunkowa możliwa jest tylko w dwóch sytuacjach, które spełniają określone warunki:
- gdy sprzedawca towaru lub usługi jest zwolniony z podatku VAT i obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej,
- gdy sprzedawca towaru lub usługi jest zwolniony z kasy fiskalnej.
Taka transakcja jest możliwa tylko i wyłącznie pomiędzy sprzedawcą, który spełnia jeden z powyższych warunków, a nabywcą, który jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
Ewidencję sprzedaży bezrachunkowej, czyli rejestr transakcji, musi prowadzić każdy przedsiębiorca. W przypadku zwolnienia z podatku VAT, przedsiębiorca ma obowiązek księgowania swoich przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. W przypadku firm, które są czynnymi podatnikami VAT, księgowanie jest ułatwione i nie wymaga prowadzenia osobnej ewidencji – transakcje wystarczy odnotowywać w rejestrze sprzedaży VAT, a następnie przenieść te wartości do księgi przychodów i rozchodów.
