Zarządzanie kompetencjami w organizacji to proces, w którym automatyzacja może przynieść wiele korzyści. Choć do dyspozycji jest wiele metod, matryce kompetencji zasługują na szczególną uwagę. Wyjaśniamy, na czym polega działanie takiego systemu i co może przynieść firmie jego implementacja.
Czym są macierze kompetencji?
Pod pojęciem macierzy kompetencji (ang. skills matrix) należy rozumieć system pomagający zwizualizować stan kompetencji poszczególnych pracowników, a następnie zaplanować ich rozwój i śledzić postępy w długiej perspektywie. Koncept sprowadza się do opracowania tabeli, w której wierszach znajdują się nazwiska osób poddawanych ocenie, a w kolumnach – nazwy konkretnych kompetencji istotnych z punktu widzenia planów rozwojowych organizacji.
Wystarczy zaznaczyć odpowiednią komórkę w tabeli, aby zawrzeć informację o tym, że pracownik dysponuje daną umiejętnością. Dane można również stopniować, tworząc własną skalę i przypisując cyfry kolejnym poziomom procesu przyswajania nowej wiedzy. Dzięki temu jeden rzut oka na tabelę pozwoli oszacować stopień opanowania poszczególnych zagadnień.
Korzyścią z takiego przedstawienia kompetencji zespołu jest przejrzystość. Zredukowanie długich bloków tekstów do jednego check marku lub cyfry w tabeli sprawia, że zapoznanie się z całością zajmuje znacznie mniej czasu niż wcześniej. Tym samym pozostaje przestrzeń do skupienia się w większym zakresie na realizowaniu celów rozwojowych organizacji, a w mniejszym na identyfikowaniu dostępnych zasobów. Arkusz służący do opracowania macierzy kompetencji można stworzyć samodzielnie albo skorzystać z gotowego rozwiązania, np. z Interaktywnych Macierzy Kompetencji od noSilo.
Co możesz osiągać, wdrażając w organizacji taki system?
Jednym z największych atutów macierzy kompetencji jest wszechstronność zastosowania. Głównym celem takiego rozwiązania jest zwizualizowanie stanu kompetencji wszystkich osób pracujących w danej organizacji. Dysponując taką bazą danych, można realizować wiele celów, a w szczególności:
· identyfikowanie luk kompetencyjnych w firmie,
· planowanie rozwoju pracowników i śledzenie jego realizacji na każdym kroku,
· kontrolowanie jakości pracy w zespole,
· zautomatyzowanie onboardingu nowych osób,
· motywowanie pracowników do rozwoju i poszerzania horyzontów,
· zmniejszenie problemów wynikających z niespodziewanej absencji kluczowych członków zespołu,
· wykształcenie kompetentnej kadry zdolnej do samodzielnego realizowania działań powierzonych przez pracodawcę,
· minimalizowanie kosztów szkoleń zespołu przy maksymalizacji płynących z nich korzyści,
· zwiększenie efektywności procesów realizowanych w organizacji,
· zmniejszenie rotacji pracowników.
Macierze kompetencji służą głównie jak najlepszemu wykorzystaniu potencjału drzemiącego w posiadanych zasobach ludzkich. Mogą również przyczynić się do odhaczania kolejnych celów rozwojowych organizacji. Mając do dyspozycji przejrzysty obraz tego, jak wyglądają aktualne możliwości pracowników, łatwo pokierować nimi w taki sposób, aby przynieść korzyści zarówno nim, jak i firmie – np. w kontekście wyeliminowania strat finansowych wynikających z braków kadrowych.
Kluczowe funkcje Interaktywnych Macierzy Kompetencji noSilo – przegląd
W podstawowej postaci matrycę kompetencji można sporządzić nawet w prostym arkuszu kalkulacyjnym typu Excel. Trzeba jednak wziąć pod uwagę to, że jej opracowanie wiąże się z dużą ilością pracy, podobnie jak późniejsze aktualizowanie i analizowanie wyników wdrożonych działań. Chcąc zmniejszyć nakłady własne w tym obszarze, warto pomyśleć o automatyzacji tego procesu, jaką może zapewnić specjalny system, np. Interaktywne Macierze Kompetencji od noSilo.
Wśród wielu atutów noSilo warto wyróżnić przede wszystkim jego przejrzystość. Wszystkie informacje są zawarte w czytelnej tabeli, w której postępy w zdobywaniu nowych kompetencji nie są prezentowane w postaci cyfr, lecz jako diagramy kołowe. Dzięki temu już na pierwszy rzut oka widać, jak wygląda aktualna realizacja planu rozwojowego. Taka forma prezentacji danych spełnia również funkcję motywującą dla pracowników i zachęca ich do wysiłku, którego rezultatem będzie wypełnienie wykresu.
Warto także zwrócić uwagę na dodatkowe funkcje, których na próżno szukać w prostym arkuszu kalkulacyjnym. Decydując się na wdrożenie Interaktywnych Matryc Kompetencji od noSilo w firmie, można liczyć m.in. na takie udogodnienia, jak:
· podgląd całego zespołu z opcją przefiltrowania wyników z uwzględnieniem takich kryteriów, jak rodzaj kompetencji czy rola użytkownika w organizacji,
· powiadomienie o tym, że dany pracownik jest w trakcie szkolenia z danej umiejętności,
· powiadomienie o wygaśnięciu kompetencji wraz z przypomnieniem o konieczności jej odnowienia,
· przypisywanie szkoleń lub filmów instruktażowych do konkretnych stanowisk, lub kompetencji,
· wskazywanie osób odpowiedzialnych za trening pracowników w danym obszarze lub onboarding nowo zatrudnionych,
· automatyczne przenoszenie informacji o kompetencjach pracowników dołączających z innego zespołu,
· sprawdzanie informacji o elastyczności linii produkcyjnych,
· generowanie raportów.
Nie bez znaczenia pozostaje również intuicyjna obsługa matrycy. Jasne komunikaty ułatwiają nawigację po aplikacji. Jej elastyczność sprawia z kolei, że można swobodnie skalować swój biznes. Wystarczy dodać lub usunąć kolejnych pracowników, aby dopasować narzędzie do potrzeb każdej firmy. Interaktywne Matryce Kompetencji od noSilo sprawdzą się zresztą nie tylko w kontekście ogólnofirmowym, lecz także jako wsparcie w kluczowych działach lub nawet w pojedynczych zespołach.
Co istotne, dostęp do narzędzia mogą mieć nie tylko kadra zarządzająca, dział HR czy inna jednostka odpowiadająca za zarządzanie zasobami ludzkimi i planowanie rozwoju kadry. Udostępniając system pracownikom, można zapewnić im motywację do pracy nad doskonaleniem swoich umiejętności i wyników.
